16.09.2022 · Business

5 Tipps für eine entspannte Projektplanung eines Softwareprojekts

Hand aufs Herz: Die Planung von Ressourcen im Projektgeschäft und in der Softwareentwicklung ist eine Herausforderung. Der Leistungsdruck ist gross und die Arbeit volatil. So gewinnt die Ressourcenplanung im Projektgeschäft an Bedeutung. Welche Herangehensweisen erlauben es dir, im Projektumfeld speditiv und trotzdem gelassen zu planen? Die folgenden 5 Tipps helfen dir dabei, dein dynamisches Projektumfeld zu meistern.

Einleitung

whatwedo beschäftigt sich für seine Kunden intensiv mit diversen Projektmanagement-Techniken. Wir tauschen uns regelmässig über Methoden, Praktiken und Prozesse aus, damit wir dir rasch und bedarfsgerecht helfen können. Aus unseren internen und externen Gesprächen zeichnet sich etwas ab: Es gibt sie nicht, die ideale Herangehensweise, um heterogene Projekte einheitlich planen zu können.

Einige grosse Initialprojekte sind davon abhängig, dass sie zur fix definierten Deadline live gehen. Dies bedarf einer genauen (Ressourcen-)Planung, damit am Tag X die Software gelauncht werden kann. Zumeist sind genaue Anforderungen umzusetzen. Andere Projekte hingegen sind eher klein und stetig, und besitzen keine Deadline, da kein äusserer Faktor eine Abhängigkeit darstellt. Bei beiden Projektarten kann der Umfang agil oder fixiert definiert werden.

Weiter arbeitet jede Projektleiterin und jeder Projektleiter individuell und plant entsprechend gerne detaillierter oder gröber. Einige planen lieber in Excel und andere im Projektmanagement-Tool, und noch mal andere bevorzugen den Kalender (ok, letzteres empfehle ich persönlich nicht).

Aus diesen Gründen gibt es in der Projektplanung, insbesondere in der Ressourcenplanung, kein Richtig oder Falsch. Es gibt jedoch einige Guidelines, welche für alle Projektarten und die Personen dahinter hilfreich sein können. Diese habe ich in 5 Tipps zusammengefasst.

1. Stärke deine Kundenbeziehungen

Viele Dienstleister verstehen sich heute noch als Lieferant. Das Problem bei diesem Verhältnis entsteht dann, wenn der Kunde annimmt, dass der Lieferant immer zur Verfügung stehen sollte. Wenn ein Kunde am Freitagmorgen anruft, und ein Ergebnis bis am Abend erwartet – wie löst man diese Situation dann optimal für beide Seiten? In den meisten Fällen versucht man, alles möglich zu machen. So werden geplante Einsätze kurzerhand verschoben und die Ressourcenplanung der nächsten Tage über Bord geworfen.

Daher ist es so elementar, dass wir als Dienstleister mit unserem Kunden eine echte, ehrliche Partnerschaft auf Augenhöhe aufbauen. Erst wenn wir Kundenbeziehungen auf der Basis von Empathie und Respekt etablieren, kann Arbeit und Dienstleistung geschätzt werden. Und du wirst als Dienstleister ernst genommen.

Deshalb empfehle ich, dass du frühzeitig mit dem Kunden dein Projekt planst, die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit gemeinsam definierst und Empathie und Respekt auf diese Art und Weise förderst. So erlangst du tiefes Verständnis der Anforderungen und Herausforderungen deiner Kunden. Und so kommt eine echte Partnerschaft zustande, die Kompromisse ermöglicht.

2. Lass das mit dem Multitasking besser sein

Multitasking ist erwiesenermassen ein grosser Störfaktor in puncto Produktivität. Wir kennen es alle aus dem Alltag: Kurz die E-Mail beantworten, rasch Code reviewen und nebenbei die Nachricht der Kollegin in Slack überfliegen. Die Ablenkungsgefahr ist mit der heutigen Nachrichtenflut so gross geworden, dass wir immer weniger Fokus-Zeit bei der Arbeit haben.

Damit wir Ressourcen und Projekte besser planen können – und unsere Planung am Ende des Tages auch aufgeht – müssen wir uns wieder angewöhnen, das mit dem Multitasking sein zu lassen. Wir arbeiten effizient, wenn wir uns ganz auf eine Sache konzentrieren können. So ist es in der Ressourcenplanung sinnvoll, wenn wir langfristig schauen, wie wir Projekte bei denselben Mitarbeitenden einplanen können und diese Planung auch einhalten.

Schnellschüsse und dringliche Supportfälle müssen zwar im Alltag Platz haben, sie dürfen jedoch nicht in geplante Arbeiten einfliessen. Auch allerlei Ablenkungen wie kurze Rückfragen, Slack-Nachrichten etc. sollten durch das ganze Team auf dem Minimum gehalten und kumuliert zusammengetragen werden. Es gilt: Je weniger Projektwechsel pro Tag, desto effizienter und zielführender kann die Projektplanung umgesetzt werden.

3. Etabliere Agilität, wo sie gebraucht wird

Erst durch die Stärkung der Kundenbeziehung kann Agilität wirklich aufblühen. Jede Kundin ist individuell, jedes Projekt einzigartig. Das Zeitalter der Industrialisierung ist vorbei. Gerade in der Wissensarbeit und im Dienstleistungssektor ist es schwer, Budget, Zeit und Umfang gleichermassen hochzuhalten. Die Grundsätze der Agilität erlauben es in der Projektplanung Business-Ziele zu entwickeln – nicht fertige Features.

Gantt-Planungen sind etwa ein beliebtes Werkzeug, welches durch ihre Klarheit von Kunden geschätzt wird. Allerdings verführen sie dazu, Stabilität zu sehen, wo eigentlich gar keine ist. Der Trugschluss entsteht durch die Annahme, dass alle Phasen, Abhängigkeiten und Details zu Beginn klar sind. Daher lassen sich klassische Projektpläne schwer mit einem agilen Vorgehen koppeln. Wirklich wichtig ist es zu erkennen, mit welcher Projektart und mit welchen Kundenwünschen wir es zu tun haben. Denn richtig eingesetzt, ist Agilität Gold wert. Wenn sie aber für ein Projekt verwendet wird, welches mit einer klassischen Projektstruktur besser bedient ist, wird das Ziel verfehlt.

Deshalb finde ich gelebte Agilität toll: Sie lässt Spontanität und Freiraum zu. Und sie ist realistisch. Denn Prioritätenverschiebungen, neue Anforderungen und veränderte Marktbedürfnisse kennen wir alle.

4. Das PM-Tool spielt keine Rolle (eigentlich)

Mit welchem Tool ihr eure Projekte plant, spielt keine Rolle. Eine Planung besteht aus reiner Information, Organisation und Kommunikation. Und diese Aspekte werden gerne visualisiert, damit wir sie besser fassen und nachvollziehen können.

Wichtig ist, dass die Informationen, die ihr und das Projektteam benötigt, darin enthalten sind. Das kann eine einfache Auflistung per Mail sein, oder ein Gantt-Chart in Miro, oder eine Epic-Planung in GitLab. Wichtig ist, dass wir nicht an 5 Orten Ressourcen und Projekte planen und dass wir die für das Team wichtigen Termine, Deadlines und To-dos zentral festhalten. Nur so schaffen wir ein einheitliches Verständnis.

Auch wir erfassen Dinge teilweise doppelt. Dies ist auch in Ordnung, solange es nicht zu einer Überadministration führt. Es ist ratsam, dass ihr die Tools, die ihr im Einsatz habt, regelmässig hinterfragt und Redundanzen feststellt.

5. Plane lieber grob, als gar nicht

Mircomanaged nicht. Alle Talente in deinem Team wissen, was zu tun ist. Es ist die Aufgabe der Projektleitung, sie zu unterstützen und nicht zu überwachen. Für mich ist es immer wichtig, dass alle im Projektteam wissen, was das Ziel und der nächste Meilenstein in einem Projekt ist. Ich empfehle Phasen einzuplanen, welche definieren, wann an einem Projekt gearbeitet wird. Was ich hingegen kaum mache, ist stundengenaues Einplanung von Aufgaben für ein Teammitglied.

Weil es für mich viel Aufwand bedeutet und für das Teammitglied schwer zu bewerkstelligen ist. Schreite nur ein, wenn es sein muss und du merkst, dass ein Prozess nicht richtig verstanden wird. Wir sollten damit aufhören, jedes Detail planen zu wollen und uns auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Die wichtigen Dinge sind für mich:

  • Jede:r kennt das Projekt-/Sprintziel
  • Jede:r commited sich zu seinen Aufgaben
  • Ferien, Abwesenheiten und unvorhergesehene Events sind in der Planung berücksichtigt
  • Kundentermine, Deadlines und externe Planung sind für alle ersichtlich
  • Puffer- und Reaktionszeiten sind eingeplant

Fazit – TL;DR

  • Schaffe Empathie und Verständnis mit deinen Kunden. Hör aktiv zu und etabliere eine Beziehung auf Augenhöhe – das schafft Verständnis und definiert eure Spielregeln.
  • Multitasking stört deine Ressourcenplanung und Produktivität. Plane dir Fokus-Zeit ein und kommuniziere, wann du erreichbar bist.
  • Verstehe die Alltagsdynamik und agiere agil, wenn das Projekt dies zulässt. Nicht jedes Projekt ist für Agilität gemacht.
  • Arbeite mit einem Tool, in welchem du effizient bist. Hinterfrage deine Tools im Unternehmen regelmässig und optimiere sie.
  • Plane lieber grob und skizziere ein Bild von dem, was per wann erreicht werden soll. Kommuniziere fixe Termine an alle und lass in der Arbeit genügend Freiraum.

Sobald wir verstehen, dass der Projektalltag dynamisch ist und aufhören, jedes Detail planen zu wollen, kehrt eine neue Ruhe ein. Die daraus resultierende Zufriedenheit der Mitarbeitenden, kombiniert mit dem Respekt der Kunden, prägt die Arbeitsatmosphäre positiv. Dieser Zustand ist die beste Grundlage für herausragende Leistungen und eine stressfreie, zuverlässige Einsatzplanung.

Desirée Moor

Zur Autorin: Desirée arbeitet seit 2019 für whatwedo als Projektleiterin und seit 2021 als Head of Project Services. Sie verfügt über langjährige Projekterfahrung in agilen Softwareprojekten und teilt diese gerne.
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