05.07.2022 · Business

Verhindern oder ermöglichen: wie IT die Unternehmens-Strategie bestimmt

Früher war es so: Die Unternehmensstrategie wurde definiert und alles andere folgte. Personal, Produkte, Service und irgendwann dann auch IT Themen. Hardware, Software, Dienstleister – fertig war die «IT Strategie», die der grösseren Unternehmensstrategie dienen musste. Aber wie sieht das heute aus?

Keine Unternehmens-Strategie ohne IT im Zentrum

Klar, man kann die IT in der eigenen Strategie weiterhin als nachgelagerte Funktion betrachten. Als unpopulären Kostenblock, den man so gering wie möglich hält. Kann man. Sollte man aber nicht. Warum?

Mit einer durchdachten IT-Strategie öffnest du das Tor zu attraktiven Chancen. Chancen auf Differenzierung, Kostenoptimierung, Agilität und Resilienz. Firmen mit durchdachter IT-Strategie sind für Fachkräfte deutlich attraktiver, da die Aussicht auf bedeutungsvolle Arbeit höher ist. Unternehmen mit einem digital-strategischen Plan sind modern, zielstrebig und daher äusserst beliebt bei hoch qualifizierten Stellensuchenden.

Wettbewerbsvorteile und Wachstum sind dann nur noch die logische Konsequenz aus den genannten Chancen. Werfen wir einen Blick auf die Bestandteile einer IT-Strategie.

Die Grafik zeigt, dass wir es heute viel mehr mit einer Digital-Strategie zu tun haben. Denn IT-Themen sind längst über ihre alten Grenzen hinaus gewachsen. War IT früher in vielen Unternehmen eher ein nachgelagertes Thema, so hat sie heute eine zentrale Rolle für die digitale Transformation eingenommen. Eine Digital-Strategie geht über klassische IT-Themen hinaus und nimmt den Nutzen der Digitalisierung als Ganzes in den Fokus. Sie verbindet Business und IT.

Der markanteste Unterschied zwischen den beiden Strategien ist der Bereich Anforderungen. Klassische IT-Strategien waren primär nach innen ausgerichtet. Digital-Strategien orientieren sich an den Anforderungen der externen Nutzer:innen, resp. der Kund:innen. Für sie soll Wirkung und Nutzen erzeugt werden. Somit müssen nahezu alle Bestandteile der Strategie auf diese Anforderungen ausgerichtet werden.

Bestandteile einer wirkungsvollen Digital-Strategie

Uns geht es um konkrete, anwendbare Strategiearbeit, die IT als Ermöglicherin versteht und positioniert.

Mensch

Auch wenn IT im Idealfall für viel Automatisierung sorgt, bleiben Menschen unverzichtbar für die Nutzung, Weiterentwicklung und Wartung der IT-Systeme. Stelle dir in der Digital-Strategie folgende Fragen, um Menschen und IT möglichst gut zu verbinden:

  • Wo, wie und womit arbeiten wir? Erlaubt unser Angebot New Work, Homeoffice etc.?
  • Wie kommunizieren unsere Kolleg:innen, wie kann unsere IT sie dabei unterstützen?
  • Können wir unsere Kolleg:innen in den heutigen und zukünftigen Systemen ausreichend gut schulen?
  • Können wir das wichtige Know-how so dokumentieren, dass Abgänge und Ausfälle kein Risiko darstellen?
  • Fehlt Know-how, welches wir aufbauen müssen, um erfolgreich zu sein?
  • Für welche Aufgaben setzen wir auf Lieferanten und welche Arbeiten müssen zwingend intern erledigt werden?

Zentraler Punkt für alle Strategieüberlegungen ist das Thema Anforderungen. Die Unterscheidung in interne und externe Anforderungen ist wichtig, da sich davon unterschiedliche Aufgaben ableiten.

Externe Anforderungen

  • Nach welchen Lösungen besteht im Markt Nachfrage?
  • Welche Trends werden sich in den nächsten Jahren etablieren und Nachfrage erzeugen?
  • Welche Services werden rund um die zentralen Lösungen zusätzlich benötigt?

Interne Anforderungen

  • Welche internen Aufgaben entstehen durch die externen Anforderungen?
  • Wie kann maximaler Kundennutzen mit minimalem Aufwand generiert werden?
  • Wie kann die Arbeit komfortabel, effizient, sicher und ohne unnötige Dopplungen verrichtet werden?

Daten

Daten bilden die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Aus ihnen entstehen legitime Erkenntnisse und Optimierungen, sowie auch neue Produkte und Projekte.

Daten werden fortlaufend verändert. Bringt man sie im richtigen Zustand an den richtigen Ort, macht IT Freude. Deine Digital-Strategie muss Lösungen für Datenmodelle und die Beziehungen zwischen Daten finden. Oft geht es auch um Migrationen und das Normalisieren von Daten.

Sicherheit spielt eine zunehmend grosse Rolle in den Daten. Einerseits aus regulatorischer Sicht, andererseits in Bezug auf Absicherung gegen Angriffe. Wer Sicherheitsaspekte schon in der Strategie bedenkt, spart sich später viel Zeit und Ärger. Mehr dazu im Abschnitt Sicherheit. 
Das Thema Daten ist komplex und gleichzeitig sehr bedeutend für die Zukunftsfähigkeit deiner Digital-Strategie. Stelle sicher, dass die Architektur und Struktur für zukünftige Anforderungen anwendbar sind.

Prozesse

Wer die wichtigen Prozesse im Unternehmen gut gestaltet, kreiert eine Art «Operating System». Mit diesem OS werden Geschäftsprozesse nach fester Definition durchgeführt. So wird sichergestellt, dass Ergebnisse, Qualität und Aufwand den Erwartungen entsprechen. Prozesse erstrecken sich über Systeme hinweg. Essenziell ist deshalb die saubere Verknüpfung der Daten aus verschiedenen Systemen. Je besser die Daten, desto wirkungsvoller die Prozesse. Optimale Vernetzung resultiert in Nachvollziehbarkeit und gesteigerter Effizienz.

Kernprozesse mit IT-Kontext finden sich unter anderem in diesen Bereichen:

  • Kundenkontaktmanagement (CRM)
  • Marketing, Verkauf
  • AVOR und Produktion
  • Logistik und Lagerhaltung
  • Offertstellung, Fakturierung, Controlling
  • Personalverwaltung, Aus- und Weiterbildung
  • Life Cycle Management
  • Wissensmanagement

Wie bekommt man die IT-Anforderungen all dieser Bereiche in eine Digital-Strategie? Am besten definiert man pro Bereich die Kernanforderungen an IT-Systeme. Denkt dabei nicht nur an Systeme und Daten, sondern auch an Einführung, Schulung und Support.

Systeme

Software-Systeme bilden Prozesse ab und schaffen damit intern und extern Nutzen. Aber wie langlebig sind diese Systeme und wer kümmert sich im Krisenfall darum? Neben diesen Fragen kommt es auf folgende Themen an:

  • Requirements Engineering: Wie finden wir die richtigen Anforderungen an ein System und wie formulieren wir diese verständlich und sinnvoll aus?
  • Open Source oder Closed Source: Welche strategische Grundsatzentscheidung wird getroffen?
  • Cloud, Multi-Cloud, Hybrid-Cloud oder On-Premise Systeme?
  • Wo liegen die Daten und wie kann auf diese zugegriffen werden?
  • Wie kommunizieren verschiedene Systeme untereinander?
  • In welchem Zyklus läuft der Betrieb (Hosting, Wartung, SLA)?
  • In welchem Zyklus läuft die Weiterentwicklung (Features, Releases)?
  • Erheben und Einarbeiten von Feedback

Vermeide das Einführen diverser Insel-Lösungen für einzelne Prozesse. Mit jeder Software steigt die Komplexität deiner Softwarelandschaft, da die Systeme miteinander kommunizieren müssen.

Sicherheit

Lange Zeit vernachlässigt, bekommt das Thema Sicherheit heute endlich die angemessene Aufmerksamkeit. Was viele Unternehmen schmerzlich feststellen mussten: IT-Sicherheit ist ein strategisches Kernthema. Dabei spielt es keine Rolle, ob man sich als IT-Unternehmen versteht oder nicht. Wo IT im Einsatz ist, muss die Sicherheit strategisch organisiert werden. 

Dieses komplexe Thema kann man gut angehen, indem man in den Kategorien Mensch und Maschine denkt. Kategorie übergreifend wirken Normen wie die ISO 27001 («Information Security Management») und Konzepte wie ISDS (Informationssicherheit und Datenschutz). Das ISDS-Konzept zeigt Restrisiken auf, die mit dem Betrieb von IT-Systemen verbunden sind und adressiert werden müssen. Ebenso übergreifend wirkt das Zero-Trust-Konzept, welches per default keinem User und System Vertrauen schenkt, sondern Identität und Berechtigung stets prüft.

Für Mensch und Maschine solltest du umfassende Massnahmen ergreifen. Hier eine kleine Übersicht, die aber keinesfalls vollständig ist.

Massnahmen in der Kategorie Mensch

  • Bewusstsein fördern durch regelmässige, greifbare Informationen
  • Schulungen bieten und Audits durchführen
  • Sicherheit als strategisches Thema platzieren
  • Best Practices bieten für Passwörter, Umgang mit auffälligen E-Mails etc.
  • Offboarding von Mitarbeitenden: Zugriffsberechtigungen bedenken
  • Berechtigungen sinnvoll vergeben, managen und kontrollieren

Massnahmen in der Kategorie Maschine

  • Systeme mit Audits und Penetration-Tests prüfen
  • System-Updates zügig und mit Plan einspielen
  • Backup und Recovery aufsetzen, prüfen und üben
  • Up- oder Downgradestrategie festlegen
  • Nützliche Protokolldaten schreiben lassen für Nachvollziehbarkeit

Wer diese Themen gut im Griff behält, hat sich entscheidende strategische Vorteile erarbeitet. Denn Krisenfälle werden deutlich unwahrscheinlicher – treten sie dennoch ein, ist das Unternehmen darauf vorbereitet.

Wirkung

Im letzten Punkt geht es um die gewünschte Wirkung der Digital-Strategie. In unseren Projekten begegnen wir zumeist diesen Wünschen, wenn es um die Wirkung geht:

  • Innovationskraft entfalten
  • Kundennutzen verbessern
  • Wachstum erzeugen
  • Zukunftsfähigkeit sichern

Alle Punkte haben gemeinsam, dass die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden soll. Das ergibt Sinn, denn diese dient dem erfolgreichen Fortbestehen des Unternehmens. Je mehr Wirkung deine Digital-Strategie auf den Kundennutzen hat, desto grösser ist ihr Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Wirkung ist in unserer Grafik keine separate Schicht. Vielmehr entsteht sie durch die Kombination aller Bestandteile. Dadurch wird auch klar, dass die Wirkung leidet, wenn ein Bestandteil unzureichend funktioniert. Achte in deiner Digital-Strategie also darauf, dass alle Bestandteile ausreichend Aufmerksamkeit erfahren.

Wie man mit der Digital-Strategie Chancen wahrnimmt und Risiken mitigiert

Jedes Unternehmen ist bezogen auf seine Stärken und Schwächen individuell und muss entsprechend analysiert werden. Dennoch gibt es Chancen und Risiken («Opportunities» und «Threats» in einer SWOT-Analyse), die wohl für fast jede Firma relevant sind, wenn es um das Thema IT-Strategie geht.

Chance: Differenzierung durch datenbasierte Entscheidungsfindung

Differenzierung entsteht, wenn Kund:innen höheren Nutzen erfahren als bei vergleichbaren Angeboten der Konkurrenz. Gleiches gilt für niedrigere Kosten bei gleichem Nutzen. Der Weg dorthin führt für viele Unternehmen über Massnahmen, in deren Zentrum IT Themen stehen. Weltbekannte Beispiele sind Spotify und Netflix. Beide Unternehmen haben analoge Welten ins Digitale verlagert und ein differenziertes Angebot erarbeitet.

Auch unser Kunde Öpfelchasper verfolgt einen solchen Ansatz. Dank moderner Verwaltungssoftware plant das Team Einkäufe und Velorouten für die Auslieferung von Obst und Gemüse heute mit minimalem Aufwand. Individuelle Kundenwünsche können nun einfach bedient werden. Gleichzeitig wurde das Sortiment erweitert. Alles ohne merklichen Mehraufwand im System, da solche Erweiterungen Teil der Anforderungen waren. Business und IT verbunden – check.

Chance: Kostenoptimierung durch Effizienzsteigerung

Bei den Kosten gibt es unzählige Wege, wie Optimierungen durch IT ermöglicht werden. Betriebe mit kurzlebigem Inventar (Hotels, Events) können Angebot und Nachfrage automatisiert optimieren. Logistikunternehmen wie Öpfelchasper optimieren Routen, Versicherungen automatisieren die Schadensabwicklung und Unternehmen aller Art standardisieren das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Alles spart Zeit und damit auch Geld. Geld, das in höheren Kundennutzen investiert werden kann.

Chance: Agilität

Viele von uns haben es schon mal erfahren: Veraltete IT-Systeme führen zu absurden Prozessen und Funktionen. Uralt-Systeme verärgern Nutzer:innen und sorgen in den Unternehmen für Lähmung. Viele solcher Systeme können praktisch nicht mehr verändert werden. Man ist froh um jeden Tag, den die Software noch überlebt und blickt dem kommenden Super-GAU entgegen. Aber wie will man mit solchen Verbindlichkeiten ein Unternehmen strategisch neu positionieren für die Anforderungen des 21. Jahrhunderts? Zum Glück musst du diesen Fehler nicht wiederholen. Setze stattdessen auf Agilität in deiner Digital-Strategie. So kannst du Potential schnell erkennen und handeln.

Risiko: Cyberangriffe

Oft geht es in Strategiefragen nur um Chancen. Verständlich, man will ja vorwärtskommen mit dem eigenen Unternehmen. Ob man will oder nicht, Risiken gibt es trotzdem. Wöchentlich kann man lesen, welches kleine oder grosse Unternehmen durch einen Cyberangriff lahmgelegt wurde. Tendenz klar steigend. Wer seine Digital-Strategie auf solche Risiken ausdehnt, hat gute Chancen, Angriffe abzuwehren oder zumindest die Schäden zu reduzieren.

Risiko: Umgang mit Daten

Seit einigen Jahren werden die Datenschutzregeln verschärft und strenger durchgesetzt. Unternehmen müssen grosse Anstrengungen unternehmen, um die Daten Ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen zu schützen. Im Besonderen schützenswert sind dabei Personendaten, wie bspw. Informationen zu Krankheiten. Der Umgang mit Daten aller Art muss in der Digital-Strategie definiert werden. Dabei geht es unter anderem um Zugriffsberechtigungen, präventive Massnahmen gegen Datendiebstahl und Schulung der Mitarbeiter:innen im Umgang mit Daten.

Risiko: Handlungsunfähigkeit im technologischen Wandel

Handlungsfähig zu sein, ist die essenzielle Grundlage für eine erfolgreiche Entwicklung. Was macht ein Unternehmen handlungsfähig? Die richtigen Menschen, finanzieller Spielraum und eine technologische Basis, auf der neue Produkte und Services entstehen können. Wer ohne solide Digital-Strategie unterwegs ist, manövriert sich schnell in die Unfähigkeit. Externe Anforderungen durch Kund:innen können dann nicht mehr bedient werden. Der akute Fachkräftemangel verstärkt das Risiko zusätzlich.  

Wo fängt man an? Digital- oder Unternehmens-Strategie?

Keine einfache Frage! Befindet sich dein Unternehmen gerade mitten im Strategieprozess, muss IT ein Kernthema sein. Umgekehrt kann aber eine Digital-Strategie nicht ohne eine Unternehmensstrategie definiert werden. Das Strategie-Ziel, also letztlich der angestrebte Kundennutzen, muss bereits klar sein. Hier einige hilfreiche Fragen, die mit einer Unternehmensstrategie beantwortet werden müssen:

  • Welcher klare Nutzen für Kund:innen ergibt sich aus unserem Angebot?
  • Wie differenziert sich unser Angebot vom Wettbewerb? 
  • Wie kann unser Angebot so einfach wie möglich genutzt werden?
  • Können wir mit der Strategie agil auf Veränderungen im Markt reagieren?

Wenn die Möglichkeiten der IT im Kundennutzen bereits fest eingeplanter Bestandteil sind, bist du auf einem guten Weg.

Fazit

IT ist im Zentrum der Unternehmensstrategie angekommen und wird dort auch bleiben. Wer sich dieser Entwicklung verschliesst, wird über kurz oder lang strategische Nachteile erleiden. Wer hingegen IT und Business strategisch verbindet, kann entscheidende Wettbewerbsvorteile erarbeiten und letztlich höheren Nutzen stiften.

Möchtest du mehr zum Thema Digital-Strategie erfahren? Weisst du noch nicht so recht, wo du ansetzen sollst? Kein Problem, wir helfen dir gerne dabei dein Unternehmen oder deine Geschäftsidee im Bezug auf IT mit dir zu challengen, Chancen zu erkennen und unsere Expertise dort einzusetzen, wo du sie gerade brauchst.

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