Wie digitalisiere ich mein Unternehmen?
Jedes KMU hat ihre eigenen Prozesse. Diese sind – nebst der harten Arbeit und den guten Ideen – mitverantwortlich dafür, dass die Firma erfolgreich ist. Viele Prozesse haben sich seit Jahren etabliert. Mit dem Versprechen eines schnellen Return on Investment und einfachem Onboarding haben sich viele SaaS-Anbieter wie Bexio etabliert, welche die Firmen-Administration automatisieren. Doch dies ist meist nur ein kleiner Teil der ganzen Firma.
Wer kennt das nicht: bei einem Meeting im Sitzungszimmer des lokalen Betriebs läuft man neben der Administration durch. Die Mitarbeitenden in der Administration teilen sich die Quadratmeter mit vielen Ordnern, grauen Aktenschränken und farbigen Ablagesystemen.
Die Geschäftsführer:innen der Firma erhalten im Wochentakt Angebote von Herstellern für Branchen-Software, um bei einem Mittagessen über die digitale Zukunft der Firma zu sprechen. Eine simple, stabile und saubere Lösung für den Ersatz dieser Aktenberge haben diese oft nicht. Auch ist die Individualisierung einer Standard-Software für ein innovatives KMU meistens mit hohen Investitionen verbunden.
Mit dem Aufkommen von Software-as-a-Service Anbietern und dem Drang zur Digitalisierung, sind viele Anbieter zur Automatisierung der Administration aufgekommen. Dazu gehören beispielsweise Bexio, smallinvoice oder KLARA.
Kann mit Bexio etc. das Unternehmen digitalisiert werden?
Teilweise, ja. Das Debitoren-Management, Finanz- und Lohnbuchhaltung und weiteres kann mit dieser Software problemlos damit digitalisiert werden. Die Digitalisierung eines Unternehmens sollte jedoch ganzheitlich angedacht werden. Es existieren viele Prozesse, welche sowohl für die Mitarbeiter, wie auch die Geschäftsleitung vereinfacht werden können. Ein einfaches Beispiel davon sind die Rapportkarten, Werkstattkarten oder ähnliches.
Viele dieser Prozesse können mit einfachen Lösungen bereits digital dargestellt werden und mit Anbindung an die Umsysteme (z.B. Bexio) effizienter und verständlicher gestaltet werden. Mit wenigen digitalen Hilfsmitteln wird die Zeit reduziert, in welchen sich Mitarbeitende um diese Prozesse kümmern müssen und sowohl die Zufriedenheit, Effizienz wie auch die Verrechenbarkeit gesteigert werden.
Worauf sollte ich achten, wenn ich meine Firma digitalisieren möchte?
Ein grosser Fehler in vielen KMU's ist, dass die Systeme nicht miteinander kommunizieren. So werden beispielsweise Kundendaten in mehreren Systemen geführt und manuell hin und her kopiert. Von Excel in die Logistik-Anwendung, weiter in die Debitoren-Software und so weiter.
Nach kurzem ist nicht mehr klar, welche Software der sogenannte «Single Point of Truth» ist - also, welche Daten die korrekten und vertrauenswürdigen sind. Wurde der Adresswechsel jetzt nur im Excel gemacht oder stimmt doch die Debitoren-Software?
Aus diesem Grund ist es zentral, zu definieren, welches System die Datenhoheit über welche Daten haben. Zudem müssen die Systeme mittels Schnittstellen miteinander kommunizieren, womit sich Synergien ergeben.
Mit was beginne ich?
Unserer Erfahrung hat es sich bewährt, ein Kernprozess anzugehen und so bereits Schnittstellen zu den wichtigsten Systemen aufzubauen. Ein weiterer Ansatz ist es, sich an das Thema heranzuarbeiten, indem Prozesse mit möglichst wenig Abhängigkeiten digitalisiert werden. Nachdem der Durchbruch geschafft ist und die Mitarbeitenden auf der Plattform arbeiten, lassen sich weitere Prozesse, Optimierungen und neue Ideen in einem agilen Prozess laufend erweitern.
Wie schnell geht das? Und was kostet das?
Nun gibt es den Unterschied zwischen Standard-Software und Individualsoftware. Standard-Software, wie z.B. ein proprietäres ERP, kann man meist für hundert bis tausend Franken im Monat (je nach Anzahl Benutzer) in der Cloud mieten. Dieses ist sehr rasch einsatzbereit (wenige Tage bis Wochen), lässt sich jedoch meist nur schwer auf die eigenen Bedürfnisse anpassen – auch müssen oft Prozesse, Dokumente etc. der Software angepasst werden, weil diese wenig Individualisierbarkeit mitbringen.
Individuelle Software benötigt eine längere Planung und Umsetzung (mind. 3 Monate) und benötigt eine höhere, initiale Investition (ab ca. CHF 40'000.–, nach oben gibt es keine Grenze). Dafür erhält der Kunde eine Software, welche genau auf die Bedürfnisse zugeschnitten ist und den Ablauf in der Firma unterstützt.
In unseren Augen ist es sinnvoll, diese zu kombinieren: für die Administration (z.B. Debitoren-Handling und Buchhaltung) macht es für ein KMU sehr viel Sinn, eine Standard-Software zu verwenden, da die Prozesse meistens identisch sind. Im Gegenzug werden die individuellen Prozesse in individueller Software umgesetzt, welche sich komplett auf den Arbeitsablauf der Firma anpasst.
Die Prozess-Digitalisierung ist erst der Anfang
Sobald die Kernprozesse eines Unternehmens digitalisiert sind, ist das Unternehmen im Besitz von sehr wertvollen Informationen: allen Daten rund um das Unternehmen in einer relationalen, integren Form. Durch diese Daten lassen sich neue Produkte entwickeln, Optimierungen vornehmen, die Qualität der Arbeiten steigern und weiteres. Nur einige Ideen:
- Produkte können mittels Support-Daten optimiert werden
- Monteure lassen sich mittels Standortdaten und Routenplanung besser auslasten
- Einkauf kann Lagermengen exakt einsehen und voraussagen
- Wartungsverträge können automatisch auf ihre Wirtschaftlichkeit geprüft werden
- Chargen von Einzelteilen können durch die Nachvollziehbarkeit bis zum Endprodukt nachvollzogen werden
- IoT-Geräte können mit LPWAN direkt vom Hersteller überwacht werden
- Es kann ein Kundenportal zur direkten Bestellaufgabe oder Terminreservation erstellt werden
Ich habe da eine Idee …
Hoffentlich brachte Sie unser Text zu einer guten Idee, wie Sie das ein oder andere in Ihrem Unternehmen verändern wollen! Sei es, um die Qualität zu steigern, neue Produkte zu lancieren, das Controlling zu verbessern oder einfach um besser arbeiten zu können und nicht den Abend mit Quittungen eintippen zu verbringen.
Das, was Sie jetzt brauchen, ist ein verlässlicher IT-Partner. Schauen Sie sich auf unserer Webseite um - wir freuen uns auf Ihren Anruf oder E-Mail. Das mit dem eingangs erwähnten Mittagessen kriegen wir auch hin.
Weitere Informationen zu unserem Digitalisierungsangebot, Schnittstellen oder Software zur Prozess-Digitalisierung findest du auf unserer Webseite. Auch können wir helfen, die Prozesse und eingesetzte Software in der Firma zu analysieren (Business-Analyse) und neutrale und objektiv Vorschläge auszuarbeiten. Weitere Inspiration finden Sie bestimmt in unseren Referenzen. Dort finden Sie unter anderem Informationen zum Digital-Supply-Chain der Gemfloor AG oder der Verwaltungssoftware des Öpfelchasper's.
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