Ein ERP fürs Service-Management

Seit über 40 Jahren sorgt die Müller-Elektronik AG für Sicherheit im Umgang mit Gas und Wasser. Als Spezialistin für Überwachungslösungen plant, installiert und wartet sie schweizweit Anlagen und Sensoren – und entwickelt ihre Produkte mehrheitlich im eigenen Haus im Zürcher Weinland.

Mit dem Ziel, ihre Serviceprozesse zu digitalisieren und deutlich effizienter zu gestalten, beauftragte der Geschäftsführer Thomas Vogelbacher whatwedo mit der Entwicklung einer massgeschneiderten ERP-Plattform. Daraus entstand in mehreren Etappen die webbasierte ERP-Applikation namens MESETO.

MESETO bildet heute sämtliche relevanten Unternehmensdaten zentral ab – von der Kundenverwaltung über den Service bis zur Fakturierung. Doppelerfassung von Daten sollen fortan verhindert werden: Was früher auf Papier, in Excel oder veralteter Software lag, läuft jetzt durchgängig digital – für das gesamte Team und standortunabhängig.

Die Lösung überzeugt durch:

Der modulare Aufbau erlaubt eine passgenaue Abbildung der bestehenden Prozesse. Der Effizienzgewinn war so hoch, dass auf die Nachbesetzung einer pensionierten Servicekraft verzichtet werden konnte.

Für ein Unternehmen, welches eine so lange Firmengeschichte besitzt, müssen die Geschäftsprozesse klar, etabliert und optimiert sein. Durch die Präsenz der Digitalisierung und dem Wunsch nach kontinuierlicher Verbesserung wurde schnell klar, dass die Software kein Beiprodukt wird. So haben die Müller-Elektronik AG und whatwedo etappenweise und komponentenbasiert die Software konzipiert. Anstatt auf ein monolithisches System zu setzen, wurde MESETO Schritt für Schritt entwickelt. In sechs initialen Phasen entstanden fokussierte Erweiterungen – stets entlang der konkreten Geschäftsbedürfnisse. Der Fokus lag dabei auf den relevanten Prozessen und ihrer kontinuierlichen Optimierung:

Phase 1: Serviceaufträge, Terminierung, digitale Protokolle
Phase 2: Vertragshistorie, Sensorintegration, Auditierung, Kundenunterschrift
Phase 3: Wiederkehrende Termine, Servicerapporte, Erinnerung für Handmessgeräte
Phase 4: Auftragsverwaltung und automatisierte Abrechnung
Phase 5: Artikelstamm, Lager, Inventur, Preiskalkulation
Phase 6: E-Mail-Archivierung, Berechtigungskonzept, Rüstlisten für Techniker

Durch gezielte Datenimporte wurden Altbestände aus Aktenordnern, Excel oder Netzwerkablagen überführt – digital, strukturiert und auffindbar.

Im Laufe weiterer Entwicklungsphasen wurde anschliessend die Software weiter ausgebaut. Mit den zahlreichen Vorteilen, die durch die individuelle Entwicklung an einem ERP entstehen, konnten zwischenzeitlich z.B. die Einbindung der Kunden für die Ansicht der Anlageprotokolle, die Anbindung der Anlagen (Feinjustierung der Alarmwerte durch historische Datenanalyse) oder die Integration der Arbeitszeiterfassung und der Telefonzentrale umgesetzt werden. Nur um einige zu nennen.

Durch die clevere Verbindung der relationalen Datenbanken, welche das Herzstück von MESETO bilden, konnte der Kunde nach seinem langjährigen Geschäftswissen die Logik mitgestalten. Durch die immense Erweiterbarkeit der Webanwendung von MESETO, können alle Geschäftsprozesse in das System einfliessen, gewartet werden und weiter Effizienz generieren.

Der administrative Aufwand wurde deutlich reduziert – etwa durch automatisierte Dokumente, zentralisierte Daten und strukturierte Serviceprozesse. Techniker:innen, Backoffice und Geschäftsleitung arbeiten heute nahtlos in einem System, ohne Medienbrüche oder doppelte Erfassungen. Die Entwicklung erfolgte in kleinen, exakt abgestimmten Schritten – so konnte whatwedo mit minimalem Aufwand maximale Wirkung erzielen. Ein ERP muss nicht teuer sein – wenn es punktgenau spezifiziert und konsequent entlang der echten Bedürfnisse umgesetzt wird.

Wir freuen uns auf die nächsten Etappen gemeinsam mit der Müller-Elektronik AG und tüfteln bereits jetzt an den nächsten Ideen.