Datenverwaltung gibb IET

gibb IET

Die Gewerblich Industrielle Berufsschule Bern (gibb) ist mit ca. 7’000 Auszubildenden und 600 Lehrpersonen die grösste Berufsschule der Schweiz. Die gibb ist in 6 Abteilungen unterteilt, wovon die Abteilung für Informations- und Energietechnik (IET) mit ca. 2’000 Auszubildenden und 170 Lehrpersonen die grösste Abteilung bildet. Durch die Offenheit und dem uns entgegengebrachten Vertrauen der gibb entwickelte sich eine bis heute sehr erfolgreiche Zusammenarbeit. Im Herbst 2012 durfte whatwedo eine Synchronisierung zwischen dem kantonalen Schuladministrationsystem Evento und der internen Infrastruktur offerieren und später umsetzen.

Evento-Synchronisierung

whatwedo erhielt den Auftrag, die Evento-Daten zu analysieren und daraus die Verzeichnisdienste einzuspeisen. Nach einer Analyse der Daten wurde ein Konzept für eine relationale Datenbank und die Import-Abläufe erstellt. Aus dem erbauten Grundsystem sollten alle denkbaren Systeme anbindbar sein. Beim Import wurden die Personendaten, wie auch Adressen, Telefonnummern und weitere Daten mithilfe von öffentlich verfügbaren Schnittstellen validiert. Weiter wurden automatische Fehlerkorrekturen implementiert. Mittels einer Schnittstelle zum Univention Corporate Server werden Benutzer-Accounts, Klassenzugehörigkeiten, Mailinglisten, Netzwerkfreigaben automatisch erstellt. Dadurch konnte der Administrationsaufwand der IT-Abteilung auf ein Minimum gesenkt werden.
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Alle Schüler sind an Schultagen normalerweise in 3-4 verschiedenen Schulzimmern. Um das Suchen und Finden des richtigen Zimmers zu vereinfachen, wurden Bildschirme mit Touch-Funktion vor allen Schulzimmern eingebaut. whatwedo organisierte mit der MEBA Metallbau AG zusammen spezielle Rahmen, um die Bildschirme an der Wand zu montieren und erstellte eine Web-Applikation (basierend auf AngularJS) mit Schnittstellen zu der gibb IET Datenbank. Alle Stundenpläne der Klassen, Lehrer und die Belegungspläne der Zimmer sind ersichtlich. Mittlerweile sind über 40 Zimmer mit den Bildschirmen ausgestattet.

IET Portal

Viele Informationen standen nun stationär zur Verfügung. Um die Informationen auch unterwegs verfügbar zu machen, wurde ein Portal erstellt, in welchem sich die Benutzer einloggen können, um ihre Informationen abzurufen. Jeder Benutzer (Lernende, Lehrkräfte und Verwaltungsmitarbeitende) kann sich mit seinem persönlichen Benutzer-Login einloggen und erhält nur die Informationen, welche für ihn relevant sind. Eine Anbindung an weitere Systeme wie das Helpdesk, helfen bei der Planung des Unterrichtstages – so ist beispielsweise ersichtlich, ob ein Schulzimmer einsatzbereit oder ein Beamer defekt ist.

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Sekretariats-Dashboard

Sekretariats-Dashboard

Das Suchen von benötigten Informationen in möglichst kurzer Zeit ist über die offizielle Evento-Software aufwändig. Diese ist zu wenig flexibel und Abfragen dauern jeweils lange. Die Anforderung war, relevante Informationen zu Schüler, Lehrer, Klassen und Räumen in möglichst kurzer Zeit zu erhalten und damit die Beratungszeit während Telefongesprächen oder vor Ort zu verkürzen.
whatwedo konzipierte dafür eine Web-Anwendung (basierend auf dem IET Portal), welche auf einem Tablet oder Desktop läuft und alle Informationen für die Verwaltung schnell zugreifbar macht. Dadurch wird die Zeit zum Beantworten einer Anfrage erheblich verkürzt.